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設立制度 |
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2005-05-14 |
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勿埋首於問題的解決，
而忽略建立政策及程序。
深入探討
規劃出一套制度，以免你經常要為同樣的事做出相同的決策。所謂制度就是設立一套完善的步驟、政策或方針，用來指導員工作出適當的決策。雖然有些事無法放入同樣的制度來討論，但是大部分都是可以的。假如一樣的問題、行為或事件重複發生，你就要設立一套制度來處理。
設計制度時，應包含了偶發事故以及一般例外；在適當的時候，這些制度還應該給予員工適度的自由，以適應規範以外的情況。
一旦制度設立以後，要保持相對穩定而不要掉入經常變動制度的陷阱。你可以在有迫切需要、制度不能適當執行，或在其他新訊息要變動時，才改變這套制度或做出個別裁決。員工們喜歡穩定，也應該得到穩定。員工們對這套制度若能執行不悖，就可幫助他們知道自己何時有好的績效表現。
做為一位經理人，你沒有時間考慮每一件事情。制度的設立可讓你有更多時間專注在需要個別注意的議題上。
行動花絮
錢敏在一家大醫院裡擔任護士長，她發現自己總是在一堆有待解決的問題裡忙得團團轉，問題已經多到她無法處理的地步了。由於她知道有些護士長的情況和她類似，她就給另一家醫院的護士長打電話，問她如何處理這些問題。
這位護士長給了她一些寶貴的忠告：「你必須設立一套制度，以便你的工作人員可以憑這套制度作出決定，這樣你就不用事必躬親了，這套制度就是作出決策的判斷來源。」
這聽起來蠻有道理的，所以錢敏回到醫院，開始讓她的工作系統化。很快地，她領悟到自己實在不知從何開始，她又打了一次電話給她的新朋友，這位新朋友說道：「下個禮拜，列出所有呈到你辦公桌的爭論和問題的全部類型，到了週末，你就找找這些問題的方向和主題何在。從這些問題開始，規劃出一套制度來應付這些問題，然後草擬一個處理的範例，知道它可以適用於大部分的問題為止，然後情況繼續補充。再接下來的一個禮拜，再做另一張表陳列新的爭論和問題，並草擬一個處理程序。測試、改良、補充，並持續這個過程。不下6個月，你應該就可以減少75%送達到你辦公桌的爭論和問題了。
當錢敏如法炮製後，她發現這樣不但可以有更多時間處理較重要的事情，還可以降低從前在沒有系統的情況下，必須跟上近乎使人瘋狂的速度所帶來的壓力。
一日三省
⊙出現在你辦公桌前的例行問題大概有哪些類型？
⊙假如你有一套制度可以處理這些問題，你會省下多少時間？
⊙在你的工作中，有什麼事會阻撓你設立一套制度？
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