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设立制度 |
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2005-05-14 |
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勿埋首于问题的解决,
而忽略建立政策及程序。
深入探讨
规划出一套制度,以免你经常要为同样的事做出相同的决策。所谓制度就是设立一套完善的步骤、政策或方针,用来指导员工作出适当的决策。虽然有些事无法放入同样的制度来讨论,但是大部分都是可以的。假如一样的问题、行为或事件重复发生,你就要设立一套制度来处理。
设计制度时,应包含了偶发事故以及一般例外;在适当的时候,这些制度还应该给予员工适度的自由,以适应规范以外的情况。
一旦制度设立以后,要保持相对稳定而不要掉入经常变动制度的陷阱。你可以在有迫切需要、制度不能适当执行,或在其他新讯息要变动时,才改变这套制度或做出个别裁决。员工们喜欢稳定,也应该得到稳定。员工们对这套制度若能执行不悖,就可帮助他们知道自己何时有好的绩效表现。
做为一位经理人,你没有时间考虑每一件事情。制度的设立可让你有更多时间专注在需要个别注意的议题上。
行动花絮
钱敏在一家大医院里担任护士长,她发现自己总是在一堆有待解决的问题里忙得团团转,问题已经多到她无法处理的地步了。由于她知道有些护士长的情况和她类似,她就给另一家医院的护士长打电话,问她如何处理这些问题。
这位护士长给了她一些宝贵的忠告:“你必须设立一套制度,以便你的工作人员可以凭这套制度作出决定,这样你就不用事必躬亲了,这套制度就是作出决策的判断来源。”
这听起来蛮有道理的,所以钱敏回到医院,开始让她的工作系统化。很快地,她领悟到自己实在不知从何开始,她又打了一次电话给她的新朋友,这位新朋友说道:“下个礼拜,列出所有呈到你办公桌的争论和问题的全部类型,到了周末,你就找找这些问题的方向和主题何在。从这些问题开始,规划出一套制度来应付这些问题,然后草拟一个处理的范例,知道它可以适用于大部分的问题为止,然后情况继续补充。再接下来的一个礼拜,再做另一张表陈列新的争论和问题,并草拟一个处理程序。测试、改良、补充,并持续这个过程。不下6个月,你应该就可以减少75%送达到你办公桌的争论和问题了。
当钱敏如法炮制后,她发现这样不但可以有更多时间处理较重要的事情,还可以降低从前在没有系统的情况下,必须跟上近乎使人疯狂的速度所带来的压力。
一日三省
⊙出现在你办公桌前的例行问题大概有哪些类型?
⊙假如你有一套制度可以处理这些问题,你会省下多少时间?
⊙在你的工作中,有什么事会阻挠你设立一套制度?
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